Version 1.0
Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan Sweeply ApS behandler personoplysninger, når Sweeply selv er dataansvarlig. Når en virksomhed bruger Sweeply til at behandle oplysninger om sine kunder, medarbejdere og kontakter, er virksomheden normalt dataansvarlig, og Sweeply er databehandler.
1. Dataansvarlig og kontakt
Sweeply ApS
CVR-nr. 45448045
Søren Frichs Vej 42B, 1. th
8230 Åbyhøj
Danmark
Kontakt: support@sweeply.dk
Sweeply har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).
2. Hvem politikken omfatter
Politikken omfatter personer, der besøger Sweeplys hjemmeside, opretter eller bruger en Sweeply-konto, repræsenterer en kunde, kontakter support eller bruger en kundeportal leveret gennem Sweeply.
Kunden er normalt dataansvarlig for oplysninger om egne kunder, medarbejdere, serviceadresser, ordrer, abonnementer, kommunikation og betalinger. Det gælder også oplysninger, der bruges til at give Kundens kunder adgang til deres egne serviceoplysninger gennem kundeportalen. Spørgsmål om sådanne oplysninger skal som udgangspunkt rettes til den virksomhed, der leverer servicen.
Sweeply er dataansvarlig for den behandling, der er nødvendig for at administrere Sweeplys eget kundeforhold, konti, abonnement, sikkerhed, lovpligtig dokumentation og egne supporthenvendelser.
3. Hvilke oplysninger vi bruger og hvorfor
Konto og kundeforhold
Vi behandler navn, e-mail, profiloplysninger, sprog, kontoindstillinger, organisationstilknytning og rolle for at oprette konti, administrere kundeforholdet og levere tjenesten. Grundlaget er aftalen eller vores legitime interesse i at administrere relationen til Kundens brugere, jf. GDPR artikel 6, stk. 1, litra b og f.
Ved Google-login modtager vi de profil- og identitetsoplysninger, som brugeren og Google gør tilgængelige til loginformålet.
Abonnement, fakturering og bogføring
Vi behandler virksomheds-, kontakt-, faktura- og betalingsoplysninger for at administrere abonnement, betaling og bogføring. Grundlaget er aftalen og vores retlige forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra b og c.
Support og kommunikation
Vi behandler kontaktoplysninger, henvendelsens indhold og nødvendige oplysninger om den berørte konto eller funktion for at besvare support og løse problemet. Grundlaget er aftalen og vores legitime interesse i at supportere tjenesten, jf. artikel 6, stk. 1, litra b og f.
Sikkerhed
Vi behandler login-, sessions-, enheds-, netværks- og hændelsesoplysninger for at autentificere brugere, forebygge misbrug, undersøge fejl og beskytte tjenesten. Grundlaget er vores legitime interesse i at drive en sikker tjeneste, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.
4. Oplysninger behandlet for Kunden
Når Sweeply er databehandler, kan tjenesten blandt andet behandle:
- Kontakt-, virksomheds- og adresseoplysninger.
- Oplysninger om servicearbejde, ejendomme, ordrer, abonnementer og planlægning.
- Oplysninger om Kundens brugere, teams og arbejdsplaner.
- Kommunikation, filer, faktura- og betalingsoplysninger.
- Oplysninger, der giver Kundens kunder adgang til kundeportalen.
Sweeply behandler disse oplysninger efter Kundens instrukser og den indgåede databehandleraftale.
5. Modtagere
Vi anvender leverandører til blandt andet hosting, database, fillagring, kommunikation, betaling og drift af tjenesten. Leverandører, der behandler personoplysninger på Kundens vegne, fremgår af databehandleraftalens underdatabehandlerliste.
Når en bruger eller Kunde vælger en bestemt funktion, kan relevante oplysninger også deles med den valgte login-, betalings-, regnskabs- eller kommunikationsleverandør. Danske adresse- og virksomhedsoplysninger kan slås op hos offentlige datatjenester som Dataforsyningen/DAWA og Virk.
Nogle modtagere kan være selvstændigt dataansvarlige for deres del af behandlingen og have egne privatlivsvilkår.
6. Overførsler uden for EU/EØS
Nogle leverandører er etableret i eller kan give adgang fra lande uden for EU/EØS. Når det er relevant, anvender vi et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V, for eksempel en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser.
Oplysninger om en konkret leverandør eller overførsel kan fås ved at kontakte support@sweeply.dk.
7. Opbevaring
Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe de er nødvendige til de formål, de blev indsamlet til, eller så længe opbevaring følger af lov eller er nødvendig for et konkret retskrav.
Som udgangspunkt gælder:
- Konto- og kundeforholdsdata opbevares, mens relationen er aktiv, og derefter så længe det er nødvendigt for afvikling, dokumentation eller retskrav.
- Oplysninger behandlet på Kundens vegne opbevares i aftaleperioden og håndteres ved ophør efter databehandleraftalen.
- Sikkerheds- og hændelsesoplysninger opbevares så længe, de er nødvendige for sikkerhed, fejlsøgning og dokumentation.
- Regnskabs- og fakturadokumentation opbevares i den periode, lovgivningen kræver.
- Oplysninger i sikkerhedskopier udfases gennem den almindelige backupcyklus.
En længere opbevaring kan være nødvendig ved en tvist, sikkerhedshændelse eller retlig forpligtelse.
8. Cookies og lokal lagring
Sweeply anvender teknisk nødvendige cookies og lokal lagring til login, sikkerhed, sprog og brugerens valg. Den konkrete oversigt findes i vores cookiepolitik.
Hvis vi senere indfører ikke-nødvendige teknologier, indhenter vi samtykke, hvor det kræves.
9. Automatiske afgørelser
Sweeply træffer ikke afgørelser om personer, der alene er baseret på automatisk behandling og har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker personen væsentligt.
10. Dine rettigheder
Når Sweeply er dataansvarlig, kan du efter omstændighederne have ret til:
- Indsigt i dine personoplysninger.
- Berigtigelse af urigtige oplysninger.
- Sletning eller begrænsning af behandling.
- Indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
- Dataportabilitet for relevante oplysninger.
- Tilbagetrækning af et samtykke.
En anmodning kan sendes til support@sweeply.dk. Vi kan bede om nødvendige oplysninger for at bekræfte identiteten. Hvis henvendelsen vedrører oplysninger, som en Sweeply-kunde er dataansvarlig for, hjælper vi Kunden med at håndtere den.
Du kan klage til:
Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
www.datatilsynet.dk
11. Sikkerhed
Vi anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er tilpasset risikoen, herunder adgangskontrol, adskillelse mellem kunder, krypteret transport, beskyttelse af lagrede oplysninger og begrænset adgang for bemyndigede personer.
12. Ændringer
Vi kan opdatere politikken, når tjenesten, vores behandling eller reglerne ændres. Væsentlige ændringer varsles på en passende måde. Den gældende version og ikrafttrædelsesdato fremgår øverst.